Így használd fel jól az időd

Mi a problémánk? – A mit kérdése
Úgy érezzük, túl sok a feladatunk, nincs elég időnk arra, hogy mindennel végezzünk. Ráadásul a mai munkavégzésünknek nincsenek egyértelmű határai. „A tudásmunka kultúránkból hiányzik egy koherens szokásokkal és eszközökkel működő rendszer, amely hatékonyabbá tehetné a munkánkat, melynek révén jobban látnánk az összképet és a legkisebb nyitott részleteket. Amellyel a prioritásokat több, különböző szinten tudnánk kezelni, és ami segítené, hogy fenntartsuk irányításunkat a napi több száz új inger felett” – mondja David Allen, aki lassan 30 éve kutatja, alkalmazza és tanítja időfelhasználással foglalkozó módszerét, a GTD-t (Gettings Things Done).
 
Miért frusztrálnak minket a dolgok? – A miért kérdése
Mert nem tisztáztuk pontosan, hogy mit szeretnénk elérni velük. Mert nem döntöttük el, hogy mi a következő lépés a kívánt eredmény eléréséhez, és mert nem készítettünk emlékeztetőket a kívánt végeredményre és a következő lépésre vonatkozóan egy számunkra megbízható rendszerben.

Mire kéne rávennünk magunkat, hogy ne frusztráljanak minket a dolgok? – A kiindulópont
Három dologra.
1. Gyűjtsük össze mindazokat a tennivalókat, amelyeket potenciálisan el kell végeznünk most vagy a közlejövőben.
2. Szoktassuk rá magunkat arra, hogy minden "inputról", amelyet beengedünk az életünkbe, azonnali döntés hozzunk, és ezáltal tisztázzuk magunkban a következő lépések bevethető listáját, amelynek alapján adott pillanatban végrehajthatunk vagy átértékelhetünk valamit.
3. Mindezt állandóan felügyeljük és koordináljuk, hogy mielőbb felismerjük: magunkkal és másokkal szemben is mindig különböző szintű kötelezettségeink vannak.

David Allen módszerének alapelveként a kötelezettségvállalások hatékony kezelését és a kötelezettségvállalások menedzselésének alapvető követelményeit állította fel. Szerencsére ezen kívül meghagyja nekünk a szabadságot, hogy hagyatkozzunk saját ösztönös megérzéseinkre. Ha valami ott motoszkál a fejünkben, elménk nem tisztulhat meg. Ezért minden, amit bármilyen módon befejezetlennek ítélünk meg, tegyük az elménken kívüli, megbízható – "gyűjtőkosárnak" nevezett – rendszerbe, amely rendszerhez visszatérhetünk, tartalmát bármikor átnézhetjük. Ezután tisztáznunk kell, hogy pontosan mik is a feladataink, mi mindent kell tennünk ahhoz, hogy közelebb jussunk a teljesítésükhöz. Az így megfogalmazott teendőinket olyan emlékeztetőkbe kell rendszereznünk, amelyeket időről-időre át is olvasunk.

Így kellene csinálni – A hogyanok
A munkafolyamat-irányításnak van öt egyszerű lépése, ami szerint (1) rögzítsük, írjunk le mindent, ami megragadja a figyelmünket. Ezután (2) tisztázzuk, hogy az egyes leírt elemek, mit jelentenek, és mit kezdjünk vele. Ezután (3) rendszerezzük az eredményeket, hogy lássuk a lehetőségeinket, amelyekre (4) reflektáljunk, és az ennek alapján hozott döntéseink alapján (5) cselekedjünk.

Mit is jelent ez a gyakorlatban?
1. Rögzítés -> Gyűjtsd össze és írd le mindazt, ami foglalkoztat.
2. Tisztázás -> Minden leírt feladat kapcsán kérdezd meg a következőt magadtól: Van-e vele teendő? Ha nincs, akkor vagy a kukába megy, vagy elteszed egy tároló mappába, vagy referenciaként. Ha igen, akkor meg kell határoznod a következő lépést vele kapcsolatban.
3. Rendszerezés -> Ez a lépés azt jelenti, hogy sok különböző listát készítünk a következő lépésekről. Létrehozunk egy projektlistát, egy következő tennivalók listáját,, egy választ várok listát és különböző listákat: telefonhívások, emailek, számítógépen elvégzendő feladatok internetkapcsolat nélkül. Ha például a repülőn ülünk és nincs net vagy wifi, ezt az utolsó listát elővéve tudjukintézni ezeket adolgainkat.
4. Reflektálás -> Semmit nem ér a rendszer, ha nem tartjuk karban, ha nem nézzük át minél gyakrabban, nem gondozzuk. A kulcs, az ökölszabály a heti áttekintés: nézz át mindent, frissítsd, módosítsd, aktualizáld.
5. Cselekvés -> Amint megvagy a fentiekkel, kezdj el cselekedni. Vedd ezeket figyelembe: hol vagy, mennyi időd és energiád van? Ezek alapján nézd meg az aktuális listát és használd fel jól az időd.

A munkafolyamat-ábra
A GTD módszer egy egyszerű munkafolyamat-ábrával dolgozik. Eszerint minden leírt input belekerül a gyűjtőkosárba vagy más néven bejövő irattartóba. Ezután kérdezzük meg magunktól, hogy mi is az a dolog, ami elénk került. Mi is ez egyáltalán?

Ha ez meg van, kérdezzük meg magunkat, hogy van-e ezzel valami konkrét tennivalónk? Amennyiben nincs, 3 út áll előttünk:
- kukába dobjuk.
- betesszük egy tárolandó mappába, ami azt jelenti, hogy megtartjuk az anyagot, hogy később átnézhessük.
- betesszük egy referenciamappába, itt pedig kereshető lesz később.
Nézzük meg, hogy mi van, ha van vele konkrét tennivalónk:
ebben az esetben meg kell fogalmaznunk a következő lépést. Ha ez a konkrét következő lépés két percnél kevesebb időt vesz igénybe, akkor végezzük el. Ha ez a feladat két percnél több időt vesz igénybe, akkor vizsgáljuk meg, hogy egyáltalán nekünk kell-e elvégezni? Ha nem, akkor delegáljuk. Miután ledelegáltuk a feladatot, feladatleírással és dátummal kerüljön fel a "várok rá" listára.
Ha nem tudjuk delegálni, tehát nekünk kell elvégeznünk, akkor halasszuk el. Itt két út áll előttünk. Vagy beírjuk a naptárba, vagy pedig felírjuk a következő tennivalók listájára.

Mire lesz ehhez szükségünk? – Listák és azonnal bevethető trükkök:
Projektlista:
Minden olyan feladat, ami egy lépésből többől áll és egy éven belül szeretnénk lezárni, projektnek számít. Célszerű az összes projektünket felvinni egy listára, hogy egyben lássuk őket. Nem kell sorba tenni vagy priorizálni őket, se megoldani, csak felírni egy lapra, hogy utána mindegyikhez hozzá rendelhessük a következő konkrét lépést.

Következő tennivalók listája:
Azok a következő konkrét tennivalók kerülnek erre a listára, amelyek több időt igényelnek 2 percnél, nem delegálhatjuk őket, hanem nekünk kell elvégeznünk őket, amint lehetőségünk adódik rá.
 
"Választ várok" lista:
minden feladat, amit más csinál, és nekünk várnunk kell rá, kerüljön fel a "választ várok" listára. Feladatleírás és dátum szerepeljen ezen a listán, illetve, hogy ki is az illető, akitől választ várunk valamilyen kérdésre.

Határidőnapló:
A határidőnaplóba vagy naptárba csak a dátumhoz köthető, adott napon elvégzendő dolgok kerüljenek, például: szerdán 3 órakor megbeszélés Istvánnal. A naptár a legfontosabb lista,mert meghatározza a stabil pontokat, hiszenha az van beleírva, hogy 3-kor megbeszélés Istvánnal, akkor ezt figyelembe kell venni, amikor azt gondoljuk végig, hogyan szervezzük meg a napunkat.
 
Kétperces szabály:
Ami 2 percnél kevesebb időt vesz el az életünkből, azt nyomban gondolkodás nélkül el kell végezni és meg kell csinálni.

A következő lépés meghatározása:
van az a mondás, hogy a 10 ezer mérföldes út is egyetlen lépéssel kezdődik. Itt pont erről van szó. Azok a dolgok, amiket el kell végeznünk, sokszor több lépésből állnak. Ha meg kell szerveznünk egy vacsorát a barátainkkal, ott több feladat/lépés van, amit el kell intéznünk. Meg kell fogalmaznunk a következő lépést: időpontot kell egyeztetünk velük, vagy asztalt kell foglalni.
 
Heti áttekintés:
Egy rendszer, így ez sem ér egy lyukas garast se, ha nem tartják karban, nem üzemeltetik, nem gondozzák, módosítják, frissítik rendszeresen. Hetente egyszer delegáljunk időt magunknak, és nézzük át a projektlistáink, következő tennivalóinkat és másoktól várt dolgainkat. Célszerű ezt péntek kora délutánra tenni és akkor a hét lezárása mellett rögtön végig gondolhatjuk a következő hetünket is.
 
Alapjáraton és összefoglalva vannak a fent leírt alapelveink (ürítsünk ki minden a fejünkből) van egy egyszerű és jól használható munkafolyamat-ábránk és pár listánk (következő tennivalók listája a konkrét következő lépésekkel, egy választ várok listánk és egy projektlistánk) valamint egy meghatározott elvek mentén működő határidőnaplónk. Ehhez hozzájönnek még az apró trükkök (2 perces szabály és heti áttekintés). Ezzel már el lehet indulni. (Akit ennél részletesebben érdekel a kérdés, ajánlom David Allen könyvét.)
 
Eredményes időfelhasználást kívánok mindenkinek.